四项举措提高存货出库入账的准确性

四项举措提高存货出库入账的准确性
导读：存货出库是存货耗费的成本化或费用化的过程，是企业存货财务控制的重点。实务中，部分企业的存货出库入账由库存管理部门记账员来完成，即记账员根据需求部门提交的存货申请单和实物管理员提供的出库手续，在企业物流系统中选择相应的账户别名，通过企业ERP系统自动将出库操作由物流系统传送至财务系统登记入账。该设置减轻了库存会计的工作量，但存货用途的多样性也在一定程度上影响存货出库入账科目的准确性。笔者结合所在企业的实践探索，从四个方面提出改进建议。
1、夯实存货涉财管理基础
一要加强记账员岗位管理。库存部门存货记账员的专业素质和专业能力对存货出库入账的准确性尤为重要。作为业财沟通的桥梁和纽带，存货记账员既要熟悉企业仓储管理又要具备一定的财务基础知识。企业在进行库存部门记账员的选配时，应赋予财务部门一定的话语权，优先选择具有会计财务或相关教育背景的人员担任。人员确定后，企业应保证记账员岗位的相对稳定性，原则上在一定时期内不得随意调整或轮换。此外，存货记账员确需要调整时，应预留一定的过渡期，待接手人达到熟练操作后方可完成衔接。
二要加强记账员操作培训。企业财务部门要加强对记账员涉财知识的培训，让记账员了解账户别名的具体含义以及不同的选择对企业会计信息质量、税收等的影响，切实提高记账员的专业胜任能力。条件好的企业还可以鼓励记账员报考会计从业资格、会计职称等证书，力争持证上岗。
三要优化系统中账户设置。企业在设置账户别名所对应的会计科目组合时，应结合企业业务实际及管理特点进行分类设置，由ERP系统通过逻辑判断自动控制异常操作，比如工程物资出库不能选择对外的账户别名，以防止记账员错选、漏选。
2、做好出库环节关键控制
存货出库入账的准确性除和记账员的专业素质有关以外，还要考虑出库环节的关键控制，特别是存货出库申请单的填写质量。作为存货出库管理的基础，出库申请单要能够清晰表达“是谁”、“在什么时间”、“申领了什么物资”、“用来做什么事”等信息。通常包含以下四类要素：一是存货类型、存货名称、物资编码、数量、单据等物资信息；二是申请部门、申请人、申请时间等基础信息；三是申请单摘要或用途栏中需要注明的申请用途；四是企业可以根据管理实际需要，选择填写存货使用“项目”、“品牌”等附加信息。记账员要加强对出库申请单的复核，对于要素填写不完整、不准确的，记账员要及时退回并要求申请人补充完整，以减少后续审计风险。
此外，存货出库申请应根据存货金额、性质设置严格的审批流程，经过适当授权的管理层审批后，比如用品需设置单独的审批流程，由记账员做好出库申请的归档。
3、建立别名与业务活动映射
为便于存货记账员工作的开展，在实际工作中建议由财务部门牵头，会同库存管理部门记账员、实物管理员，结合企业存货具体使用情况，建立业务活动与账户别名的映射关系，打通业务活动-账户别名-会计科目之间的衔接，从而将会计入账与业务活动关联起来。以账户别名“客户服务-客户招待费”为例，该别名用于公司对外部关键客户及重要联系人业务领用业务用品的核算，在设置映射关系时所对应的业务活动需要关注五个事项：1）领用物品的目的是为了公司对外部关键客户及重要联系人业务使用；2）常见的领用物品包含手机、茶具、杯子等；3）提出申请的部门通常是企业的综合部门或市场部门，一般不会是技术部门；4）判断时需留意与促销或宣传用品的区别，避免两者混淆；5）选择是否匹配项目、品牌等特殊管理要求。账户别名与业务活动的映射关系建立起来后，记账员可以比照上述二中申请单的信息，轻松找出所适配的账户别名，避免出现差错。
4、强化财务交叉复核流程
对记账员的培训、建立映射模板也不能替代财务部门对存货出库入账的稽核。每月关账前，财务部门库存会计应对存货出库的入账情况进行分析性复核，对于异常项目给予重点关注和追踪，并根据核实的情况要求记账员重新办理账户别名发放或进行账务调整。次月，库存会计应结合分析性复核的情况，抽取一定比例的出库单据进行检查，重点关注出库存货账户别名发放是否与业务实质相符、是否经过适当的业务审批、入账期间是否提前或滞后等。
1）及重要联系人业务使用；2）常见的领用物品包含手机、茶具、杯子等；3）提出申请的部门通常是企业的综合部门或市场部门，一般不会是技术部门；4）判断时需留意与促销或宣传用品的区别，避免两者混淆；5）选择是否匹配项目、品牌等特殊管理要求。账户别名与业务活动的映射关系建立起来后，记账员可以比照上述二中申请单的信息，轻松找出所适配的账户别名，避免出现差错。
来源/中国会计报
作者/徐剑锋
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